为进一步规范档案管理,提升服务效能,切实满足群众和单位对档案服务的需求,白云区人社局聚焦档案管理中的重点难点问题,精准发力,通过四项举措全面提升档案管理服务水平。 

一是强化档案接收管理。面对高校毕业季档案接收高峰期,提前谋划,统筹安排工作人员,组织专项业务培训,提升工作人员对档案接收流程、审核要点的熟悉程度,增强业务能力。提前准备充足的档案存放设施,对档案存放空间进行合理规划布局,确保档案存放硬件安全可靠、容量充足。在接收档案时,严格按照档案管理要求,对每份档案进行细致审核,及时采集档案信息并录入系统。对于符合存档要求的档案,迅速归档入库;对于不符合要求的档案,第一时间通过电话等方式告知本人,并依照相关规定妥善处理。2025年以来,已累计规范接收档案625份,转出档案46份。

二是优化档案转递服务。始终坚持“便民、利民、为民”,不断完善档案转递服务标准与流程。简化现场办理档案转递手续的流程,减少不必要的证明材料。充分运用线上平台、电话等方式随时随地查询和办理档案转递业务。在档案转递过程中,全面推行档案转递网办模式,存档人员只需通过线上申请,白云区人社局便通过邮政通道、机要等安全可靠的方式邮寄档案,实现转递流程“零接触”,有效保障档案转递的安全与便捷。

三是加强档案安全保障。实行档案专人专室管理,定期组织档案管理人员开展政策法规学习、业务技能培训以及安全保密教育,不断提升从业人员的政策理论水平、业务能力和应急事件处置能力。建立严格的档案存储环境巡检制度,坚持每日巡检、每周排查、每月评估,及时发现并消除安全隐患,实现档案存储环境“零隐患”,切实保障档案的真实性与安全性。

四是加大政策宣传力度。以考公季、毕业季等为重要时间节点,充分利用云尚就业微信公众号、微信群等平台,发布高校毕业生档案接收转递事项宣传内容,积极宣传档案转递相关政策,详细明确地告知白云区档案接收地址、联系电话等关键信息。同时,公开档案服务咨询专线,安排专人值守,为群众提供在线答疑服务,及时解决存档难、调档烦等问题,有效提高了档案政策的知晓度和群众满意度。